Auf jeden Fall haben sie mich dazu gebracht, mal darüber nachzudenken, wie ich meine produktive Zeit, und damit meine ich die Zeit, die ich im Büro verbringe, wirklich nutze – oder eben nicht!
Ich denke jeder von uns hat Gewohnheiten, die nicht unbedingt förderlich sind, wenn es darum geht die eigene Produktivität und Effizienz zu optimieren. Dieser Satz klingt jetzt vielleicht sehr betriebswirtschaftlich, aber was ich damit meine ist: Wir alle könnten unsere Zeit besser nutzen, oder?
Ich weiß, ich verbringe zum Beispiel im Grunde viel zu viel Zeit mit den verschiedensten Dingen online (E-Mails, Foren, Webseiten, Blogs, Twitter, Facebook, LinkedIn, XING…), die alle irgendwie etwas mit meiner Arbeit zu tun haben, aber nicht immer unmittelbar förderlich sind. Damit will ich nicht sagen, dass diese Dinge an sich schlecht sind, oder dass ich es bereue, so aktiv auf dem Gebiet der sozialen Medien zu sein, ganz im Gegenteil. Nur könnte (und sollte) ich die Zeit, die ich damit verbringe, besser nutzen.
Eigentlich weiß ich ja (und eigentlich ist es auch alles logisch) wie ich das Ganze effizienter gestalten kann:
- E-Mails nur alle 30 Minuten abfragen (lassen), statt sofort darüber benachrichtigt zu werden.
- Wenn es nicht unbedingt erforderlich ist, nicht sofort auf jede E-Mail antworten bzw. die Links darin öffnen. Das führt nämlich leider viel zu oft dazu, von einem Link zum nächsten zu klicken, und schon ist eine Stunde vorbei, die zwar vielleicht interessant und informativ war, aber nicht sonderlich produktiv.
- Automatische Benachrichtigungen über Aktivitäten (Facebook, Twitter etc.) abschalten und nur zu festen Zeiten abfragen (z.B. jede volle Stunde, oder in Arbeitspausen, s.u.). Auch hier komme ich viel zu schnell von einem zum anderen und ver(sch)wende ungewollt und ungeplant wertvolle Arbeitszeit.
- Feste Arbeitsblöcke planen und einhalten! Der erste Teil ist ja noch relativ einfach: Wenn ich eine Übersetzung habe, setze ich mir ein Ziel (z.B. bis zu einem bestimmten Absatz, oder eine bestimmte Zeit), bis zu dem ich arbeite ohne mich von E-Mails, Twitter o.ä. ablenken zu lassen. Danach dann eine kleine Pause, in der ich dann auch sozial aktiv werden darf. Klingt gut, nur bei der Durchführung hapert es eben leider immer wieder. 🙁
- Multitasking ade! Auch wenn Frauen das ja angeblich können, es ist (nachweislich) kompletter Quatsch! Sobald eine Aufgabe meine Aufmerksamkeit erfordert (also mehr als atmen, trinken, mit dem Fuß wippen), kann ich sie nicht mit einer weiteren Aufgabe kombinieren, die ebenfalls meine Aufmerksamkeit erfordert, ohne dass beide darunter leiden. Und das gilt für Telefonate (dabei weiter übersetzen, E-Mails checken/schreiben, tweeten etc. ist nicht nur unhöflich, sondern führt auch dazu, dass ich nur die Hälfte des Gesagten mitbekomme) und persönliche Gespräche (das Smartphone bleibt in der Tasche!) ebenso wie für jede schriftliche Tätigkeit (wenn ich z.B. einen Blogbeitrag oder eine E-Mail schreibe, kann ich nicht gleichzeitig Facebook oder Twitter checken ohne massivst abgelenkt zu werden und dadurch den kreativen Fluss zu unterbrechen, was obendrein ja auch noch Zeit kostet).
Nur das tatsächliche Umsetzen ist sooo schwer….
Kleiner Tipp: Ich habe irgendwann für alle Social-Media-Plattformen und Mailing-Listen eine spezielle E-Mail-Adresse eingerichtet, über die ich Updates etc. bekomme. Die lasse ich von Outlook nur alle 4 Stunden abrufen, auf dem Handy gar nicht automatisch, nur manuell. Das hilft schon ein Stück weit.
Super Idee, Franziska! Das kommt gleich mit auf die Liste… 😉